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Fijar claramente el objetivo es la primera premisa para el éxito de una reunión

IMG_4766Pero también es fundamental elegir correctamente a los participantes, tener normas claras en cuanto a horario, duración, método, etc., llegar a conclusiones y seguir su implantación.

Estas fueron algunas de las elementos a debate en el taller sobre “¡Reuniones Eficaces … y cortas!” impartido el pasado 15.01.15 por Carmen Ojeda y organizado por el Círculo, el COITIA y la Cátedra Prosegur de la Universidad de Alicante.

Carmen comenzó haciendo mención a que existe la creencia generalizada de que gran parte de las reuniones –o del tiempo empleado en ellas- son improductivas. Diferentes estudios corroboran esta impresión (en torno al 30/40% del tiempo dedicado a reuniones es un tiempo perdido).

Y pese al importante impacto en costes y en muchos casos en desmotivación para la empresa, no es frecuente que se aborde con seriedad la corrección de este problema.

Los problemas que afectan con mayor frecuencia a esta escasa utilidad de muchas reuniones están asociados con:

  • Las personas: No están las adecuadas (por defecto o por exceso); no hay roles definidos, lo que dificulta centrar la reunión, dirigirla hacia el objetivo y organizar el seguimiento posterior; los asistentes no preparan adecuadamente la reunión; y, especialmente en nuestro país, la puntualidad no suele ser una norma generalmente adoptada (la cortesía con los ausentes se convierte en descortesía con los presentes y, sobre todo, en un coste que puede ser elevado para la empresa).
  • El objetivo: No hay un objetivo claramente definido (con frecuencia son objetivos genéricos, que permiten la divagación y la pérdida de tiempo) y por tanto no concluyen con un plan de acción específico que se pueda seguir con asignación de responsabilidades concretas.
  • La organización: No ha una agenda de la reunión; no se fija tiempo (se fija el inicio pero no el final), no hay un método adecuado para cada tipo de reunión.IMG_5336

La forma de corregir estos problemas consiste en preparar correctamente cada una de las tres fases de la reunión: preparación, desarrollo y seguimiento.

Fase 1.- Preparación

  • Preguntas críticas (¿qué debe preguntarse –y responder correctamente el convocante de la reunión?): Por qué es necesaria la reunión (cuál es el objetivo pretendido); Qué se va a tratar (cuanto más concreto, más fácil será avanzar); Cuándo se debe celebrar (horario, duración, periodicidad …, con horario estricto de inicio y de final; Quién debe asistir y qué rol tendrá; Cómo se va a bordar la reunión (método, materiales, …); Dónde tendrá lugar (sala, disposición, etc.)

Las respuestas a estas preguntas dependerán del

  • Tipos de reuniones, distinguiendo entre Informativas (seminarios, talleres, puesta en común, etc. Estas reuniones, muy frecuentes en las empresas, son habitualmente las más prescindibles porque suelen existir procedimientos alternativos más eficientes: circulares, intranets, tablones de anuncios, revistas de comunicación interna, etc. En estas reuniones, cuando se producen, es fundamental la gestión del tiempo); Resolutivas (toma de decisiones sobre algún tema. En este tipo de reuniones resulta fundamental la Organización y los roles asignados a cada participante para evitar la dispersión, y un control estricto de la agenda); de Negociación (llegar a un acuerdo. Tener presente el objetivo es el factor crítico de éxito en estas reuniones); Creativas (obtener el máximo número de ideas, seleccionar las más adecuadas y elaborar propuestas sobre un asunto. El moderador es la figura principal en estas reuniones, y el método utilizado la clave del éxito); y de Emergencia (para tomar decisiones rápidas sobre problemas inesperados). Adicionalmente estarían las reuniones de ventas (vendedor/cliente o clientes, con características específicas).
  • Normas generales. Imprescindibles pero poco frecuentes en las empresas; las normas solo deberían dejar de publicarse cuando formen parte real de la cultura de la empresa, cuando todos las tienen asumidas. Deben ser públicas y accesibles por toda la plantilla, y cumplirse siempre: No usar teléfonos ni ordenadores durante la reunión, llegar a tiempo, con la reunión preparada (habiendo estudiado la documentación previa cuando la hubiera, o preparada la aportación prevista a la sesión), escuchar y aportar, estar dispuesto a llegar a acuerdos, etc., en función del tipo de reunión.IMG_5339

Fase 2.- Desarrollo.

                               2.1. Roles. Muy importantes para el desarrollo correcto de la reunión. Pueden ser diferentes en el caso de reuniones amplias, o estar algunos integrados en la misma persona cuando se trate de reuniones más limitadas en cuanto a participantes.

Destacamos los roles de Moderador (el que pone orden en la reunión y facilita avanzar hacia el objetivo. No tiene por qué coincidir con el convocante, aunque haya trabajado previamente con él para conocer bien el objetivo); el Controlador de tiempo (persona que se ocupará de que se cumpla la agenda prevista, controlando que se cumpla el tiempo total previsto); el Responsable del Acta (es el cronista de la reunión, el que levanta acta de los acuerdos y el plan de seguimiento, manteniendo informados a los asistentes de la evolución de aquellos acuerdos).

Sobre la importancia del acta y la forma más eficiente de abordarla, se planteó una buena práctica por una de las personas asistentes al taller, consistente en levantar acta en la propia reunión, muy ejecutiva, con tres columnas: quién expone, qué propone, qué acciones tiene que hacer alguien con esa intervención. El acta se puede cumplimentar perfectamente a mano y firmarla por todos antes de terminar la reunión, de manera que el compromiso se adquiere inmediatamente.

2.2. Normas durante la reunión.

Para los convocados: puntualidad, participación activa, escuchar con respeto las aportaciones de los demás

Para el convocante: puntualidad, definir los roles al inicio, recordar y explicar el objetivo, explicar la agenda y el método, no permitir interrupciones, hacer el cierre (acuerdos, responsables, fechas, …)

Fase 3.- Seguimiento

El instrumento fundamental de seguimiento es el acta de la reunión que, como norma general no debería tardar más de tres días en llegar a todos los asistentes con el fin de aprovechar la energía generada en la reunión y no dejar que se diluya con el paso del tiempo (al respecto, recordamos la buena práctica explicada anteriormente).IMG_5346

Incluye: fecha, asistentes, horas de inicio y de final, objetivo, temas tratados, conclusiones y decisiones; con un cuadro de seguimiento que contenga: tarea a realizar, responsable, fecha máxima de cumplimiento, nivel de prioridad.

Cómo vender (sin complicarse)

No se necesita digerir libros de 600 páginas aunque sí mucho sentido común. Y muchas ganas de escuchar. Y olvidarse un poco de tu vanidad. Y de tus medallas. Y bastantes cosas más.

Para aumentar tus opciones de vender, tienes que hacer simplemente:

 

Gánate la confianza

– Busca y prepara los éxitos, las noticias agradables, los premios recientes, las nuevas estrategias de tu interlocutor y habla de ellos al romper el hielo. Tu cliente potencial será consciente de que te has preparado a conciencia o bien porque eres un profesional o bien porque esa reunión es importante para ti. Cualquiera de estas percepciones te ayudará.

– Prepara intangibles que funcionen de aval a tu mensaje (publicaciones expertas que hablan de tu producto o servicio, reconocimientos, presencia reciente en ferias, personas comunes que pueden hablar bien de ti,…)

 

Que hablen sobre todo ellos

– Si llevas preparado un discurso de hora y pico y lo recitas de memoria… no mirarás a tu cliente a los ojos. O peor, si no te lo sabes no harás más que leer el PowerPoint. Tampoco mirarás a tu cliente a los ojos.

– Si eres listo y sabes de qué va la escucha activa te darás cuenta que el 80% de tu presentación no será necesaria. No insistas en pasar por todas las páginas. Solo tienes que ir a por el 20% coincidente con la necesidad que descubras en tu cliente.

– No vayas de papagayo ni de erudito. Te aleja de cerrar la venta.

 

Sé transparente

– Al comentar tu portfolio de servicios, confiesa en voz alta aquellos que, a tu juicio, no necesita tu cliente. Estarás dando señales que no estás ahí para vender por vender. Volvemos a invertir en… confianza.

– No fuerces. No vendas todo y de todo. No engañes. No sirve.

 

Sé optimista

– El día anterior a la reunión, durante la reunión, al cumplimentar el informe posterior, en la manida llamada de seguimiento,… sé optimista. Recuerda que cada día es distinto. Y que un cliente que hoy no te necesita mañana puede sí hacerlo. Lo importante es el sabor de boca que le dejaste. Y tu rastro de profesionalidad.

– No estoy hablando de ser iluso. Únicamente que cuando abordas algo con cierta confianza, algo de ella queda… en el otro. Garantizado.

 

Haz seguimiento hasta el no

– Ayuda a tu cliente a confesar que le interesa o no le interesa tu oferta. Un pedido se puede perder por muchísimas razones. Pero nunca por no haber insistido mientras el cliente dudaba en darte una respuesta.

– Es importante marcar los tiempos de seguimiento. Ni muy cortos ni larguísimos en el tiempo. Recuerda que el cliente tiene todo el derecho del mundo a evaluar, analizar y tomar una decisión meditada.

– Desgraciadamente a él no le aprietan tus objetivos de venta de este mes.

 

Juzga tu producto o servicio

– No importa que el canal sea conveniente y el vendedor experto. Si la propuesta de valor es pobre. Si la propuesta de valor se encuentra por debajo de mercado en precio, producto, precio y distribución… yo no haría presentaciones de ventas.

– Preferiría venderme a mí en numerosos procesos de selección de vendedores.

– Es frustrante vender humo. Si no fuera frustrante al principio, lo será al final.

 

 

De verdad que vender, sin complicaciones, tiene que ver con:

  • mucho sentido común,
  • mucho control de nervios,
  • organización impecable,
  • resiliencia ante los fracasos,
  • mucha confianza en uno mismo a medio/largo plazo (al diablo los “no” cortoplacistas)
  • perseverancia a prueba de fuego
  • pensar en modo cliente y respetarle sus tiempos

 

Y si cumples todos, o casi todos, los criterios listados ya estás tardando en ponerte en marcha. Ya se puede percibir desde aquí tu próximo cumplimiento de cuota o budget.

El seguimiento de la entrevista. El desarrollo profesional (4).

Terminaba el último post haciendo énfasis en que incluso más importante que la entrevista, es el seguimiento que hagamos de las conclusiones/acuerdos alcanzados con el colaborador en la misma.

En la entrevista fijamos objetivos cuyo cumplimiento afecta tanto al colaborador como al jefe, y es imprescindible ir siguiendo su evolución, tanto porque el seguimiento es lo único que asegura mantener el camino correcto (que no es necesariamente siempre el mismo camino; en muchas ocasiones, y más en este tiempo de cambios, el camino correcto requiere adaptaciones sobre la marcha para acercarnos al objetivo), como porque la retroalimentación, el feed back, da seguridad al colaborador en su actuación, además de afianzar nuestro compromiso con el mismo objetivo pactado, que el seguimiento afecta a los acuerdos de las dos partes (si nos comprometimos a actualizar la formación del empleado con un curso de formación, rotación del puesto, delegación, etc. en un determinado plazo, debemos ser consecuentes).

Evidentemente, si buscamos el compromiso, la implicación, la aportación a la empresa de lo mejor de cada uno de sus integrantes, en tanto que directivos tenemos que ser los primeros en cumplir (decimos lo que hacemos y hacemos lo que decimos, ya que en caso de discrepancia, nuestros colaboradores se quedarán, sin duda, con lo que hacemos).

Bien, el seguimiento de la evolución de los objetivos marcados en cada una de aquellas entrevistas personales se convierte en imprescindible para asegurar el progreso que perseguimos, y ese seguimiento no debería esperar a la próxima entrevista de evaluación (que como norma general, se debería realizar una vez al año), sino fijarlo formalmente en un periodo intermedio que permita tomar acciones correctoras en el caso de desviación relevante respecto de los objetivos previstos; además de que no todos los objetivos son anuales, con algunos en periodos más cortos de concreción (una campaña comercial, un curso de formación, la implantación de un nuevo proceso, la focalización en las reuniones, delegación, etc.), y abordarlo igualmente a través de una entrevista jefe/colaborador, esta centrada específicamente en ese seguimiento.

Se trata, por tanto, de dar una cierta formalidad en otro momento del ejercicio a una obligación ineludible de cualquier responsable en una empresa: el control, entendido en este caso como una revisión global de la actividad pactada; lo que debe ser perfectamente compatible con el seguimiento periódico, el contacto directo jefe/colaborador para temas puntuales del trabajo individual cuantas veces sean necesarias, así como con el contraste y orientación de la actividad global de la unidad que el jefe debe abordar periódicamente con el conjunto de empleados con el fin de coordinar y priorizar en común las acciones a abordar.

Las reuniones.

Cinco puntos básicos
1.Agenda previa:
 hora, lugar y día. Avisar con anticipación para que los asistentes conozcan los temas relevantes que han provocado el encuentro.

2.Definir los objetivos: por qué se convoca la reunión, qué se espera conseguir y con qué acuerdos y responsabilidades saldrá cada participante.

3.Asistentes adecuados: que tomen decisiones, que alcancen acuerdos. Que generen cambios.

4.No se deben mezclar los temas estratégicos con la discusión de asuntos operativos del día a día.

5.Escribir lo acordado para evitar malentendidos y enviar el documento a cada participante.

(Fuente: http://www.expansion.com/2012/10/08/empleo/desarrollo-de-carrera/1349715628.html)

«10 Recetas para cocinar una buena reunión»

Recientemente participé en un “laboratorio” formativo en la Universidad de Alicante donde compartí con emprendedores, directivos y alumnos algunas recetas para mejorar la eficacia y la eficiencia de las reuniones.

Imaginemos por un momento cuantas reuniones se están celebrando a los largo y ancho del mundo en este momento. Pues bien resulta curioso que un acto tan cotidiano y universal lo tengamos un elevado número de personas, seguro que tú lector no, en la bandeja de asuntos mejorables. Y aquí es donde me atrevo a proponer algunas recetas que espero os resulten útiles, de vuestro gusto y que os aseguro me aplico a mí mismo:

1. Sé puntual. Si no comenzamos a preparar la receta en el momento justo mal comienzo. Seamos respetuosos con la hora de comienzo, de otro modo los asistentes en lugar de centrarse en el plato del día acabarán derivando en mil y un aperitivos y además te hará difícil reconducir hacia el objetivo principal cuando llegues.

2. Elige bien a los comensales. Que aporten y sean relevantes, pero sobre todo que sean compatibles en la misma mesa y les interese lo que se cocina.

3. Utiliza utensilios colaborativos. El correo electrónico impreso y servido por el/la secretari@ ya está superado, herramientas como google docs con google calendar son gratuitas y las podemos utilizar desde dispositivos móviles y cualquier ordenador, tanto la convocatoria, como el acta y los asistentes se controlan fácilmente.

4. Se un buen Jefe de Cocina. Reparte tiempos y tareas entre tu equipo, permite que todos participen y aporten su condimento especial. Estos condimentos personales siempre son más valiosas que las que recibimos impuestos por el jefe.

5. Tiempo de cocción. Un buen plato tiene su tiempo, ni más ni menos, si no lo apartas a tiempo del fuego se quemará. No permitas que tus reuniones no tengan fin, si algo es realmente importante y se quedan puntos por tratar o nuevos platos por preparar ciérrala para otro día.

6. Interrupciones. Hace ya más de 15 años que tenemos teléfonos móviles y seguimos sin saber utilizarlos, ¿es necesario estar consultando el correo o los mensajitos?, no digamos nada de los despistados en un rincón de la mesa mirando “otras cosas” en el ordenador. Tal vez estas personas no deberían estar allí, porque al final la comida fría no sienta bien. Eso sí no lo hagas tú, la dirección por el ejemplo funciona.

7. Reflexiona sobre los ingredientes. ¿tengo un objetivo claro?, ¿es necesario cocinar este plato o puedo hacer uno más sencillo?. Quien no ha tenido una idea genial y ha convocado alguna vez a todo su equipo para deslumbrarlos con un proyecto donde está todo por hacer… El directivo español es 90 % acción y 10 % reflexión tengámoslo en cuenta y trabajemos por equilibrar el cociente.

8. Recoged la mesa. No dejéis que los comensales se marchen sin asignarles tareas y tiempos de ejecución, antes de que se vayan y lo dejen todo sin recoger o se lo dejen sólo a uno o dos de ellos.

9. Que no se olviden del encuentro. El día a día es muy duro y todos acabamos teniendo dificultades para abordar proyectos y tareas. Para los encuentros gastronómicos reiterados en el tiempo recomiendo que siempre comiencen por resumir lo cocinado en la reunión anterior, repasando tiempos y tareas que cada miembro del equipo tenía asignado. En este tema hay una herramienta wunderlist que os puede resultar de gran utilidad.

10. Encuesta de calidad. Remitid una encuesta-resumen de la receta el día después de vuestra reunión para aseguraros que nadie se olvida de los compromisos adquiridos y del tiempo que dispone.

Acabo, por tanto, este curioso repaso de recetas de cocina recordando una frase de Goethe «No basta saber, se debe también aplicar. No es suficiente querer, se debe también hacer.» ¿os gusta cocinar? Pues practicando que es gerundio….

(También publicado en http://ceeielche.emprenemjunts.es/index.php?op=8&n=5170)