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Las reuniones eficaces, un tema pendiente.

IMG_5329Buenas tardes y muchas gracias por asistir a esta nueva sesión de Los Talleres del Círculo con la que retomamos la actividad tras el paréntesis obligado –y necesario- de la Navidad.

Resulta especialmente gratificante la elevada audiencia con la que iniciamos el nuevo ejercicio, síntoma, espero, de las mejores expectativas que vislumbramos y que desde la empresa no podemos dejar pasar.

Abordar temas como el que hoy nos convoca (Reuniones eficaces), tan importantes en innovación, desarrollo de productos, resolución de problemas, mejora de procesos, etc. si se abordan correctamente, o tan frustrantes cuando se convierten en rutinas innecesarias o se descuidan los factores de éxito imprescindibles, forma parte de los objetivos del Círculo, comprometidos como estamos en la evolución positiva de nuestro tejido empresarial a través de la mejora de la cualificación de los directivos.

El Círculo de Economía de la Provincia de Alicante es, como sabeis, una asociación empresarial sin ánimo de lucro integrada en la red CEDE (Confederación Española de Directivos y Ejecutivos, con más de 140.000 empresarios y directivos españoles), que apoya la investigación, la innovación y la cultura emprendedora, a la vez que impulsa la adopción de las técnicas más avanzadas y eficientes de gestión empresarial entre todas las empresas y directivos,  específicamente entre nuestros socios, con la importante ventana al mundo que nos aporta nuestra pertenencia a la Junta Directiva de CEDE.

Pretendemos, además, consolidarnos como un foro de opinión empresarial complementario y compatible con otras asociaciones, con el objetivo de poner en valor las figuras del empresario y los directivos de empresa que son, sin duda, figuras clave en el desarrollo económico y social de nuestro entorno, en el concepto de “empresas de personas para personas”, basado en la cualificación, el compromiso, la innovación, la calidad y la ética como elementos diferenciales de nuestras empresas y sus dirigentes.

Nuestro objetivo, pues, son las personas capaces de crear y mantener esas empresas; ayudarles a encontrar las mejores herramientas y conocimientos para la gestión; apoyarles en sus proyectos de creación y consolidación; y la búsqueda de sinergias entre los socios que permitan la colaboración en proyectos comunes desde la transparencia, y adoptando actitudes que persigan el crecimiento conjunto.

Queremos, por tanto, crecer juntos como directivos, contribuir al crecimiento de nuestras empresas a través de la colaboración, y ser actores positivos en aportación al desarrollo de nuestro entorno social.

Por supuesto, a quienes aún no sean socios del Círculo les invitamos a integrarse en este proyecto que pretendemos compartir con la mayor cantidad posible de empresarios y directivos de la provincia de Alicante porque en la unión reside una parte importante de la fuerza y de las sinergias que podemos alcanzar con nuestra asociación. Podeis inscribiros on line descargando y cumplimentando este formulario  y enviarlo a la dirección de correo electrónico del Círculo en Info@164.138.209.7/~circuloe.

Y retomamos la actividad, como decía, con un tema que nos parece especialmente relevante en la imprescindible mejora continua de la empresa con participación de todos los empleados: Las reuniones.

Imprescindibles para poner en común ideas, compartir información, construir, desarrollar nuevos proyectos, modificar la realidad, resolver problemas con participación de todos los que pueden aportar a la solución, pero con metodología, con el tiempo necesario y suficiente, en el momento y en las mejores condiciones, … porque las reuniones eficaces siguen siendo, en general, una asignatura pendiente en nuestro país. No las planificamos bien, no convocamos a las personas adecuadas y solo a ellas, no somos estrictos con los horarios, no las documentamos correctamente, no concretamos y seguimos las conclusiones … hacemos muchas reuniones … pero realmente no las tomamos en serio.

¡Y son fundamentales para consolidar equipos y mejorar la eficiencia y focalización de las empresas!

Para aportar nuestro pequeño grano de arena a la mejora de este aspecto fundamental en la gestión empresarial, hoy desarrollamos el taller “¡Cómo hacer Reuniones eficaces … y cortas!” en colaboración entre el Círculo, la Cátedra Prosegur de la UA y el COITIA, impartido por Carmen Ojeda, con una muy amplia trayectoria en la dirección de empresas multinacionales, coach ejecutivo y directora de la empresa Inside the box, gran amiga del Círculo, con la que hemos tenido la fortuna de compartir sesiones anteriores.

Con Carmen, estoy seguro de que sacaremos conclusiones que ayudarán a mejorar este aspecto importante de la gestión en nuestras empresas, lo que contribuirá de forma relevante a la mejora de la productividad y del clima laboral de nuestra compañía.

Al finalizar el Taller tendremos, como siempre, un vino español en una sala anexa, donde tendremos la oportunidad de continuar debatiendo en torno al tema que hoy nos ocupa y encontrar momentos adecuados para iniciar proyectos en colaboración con otros miembros del Círculo participantes.

4 cosas que creías que eran verdad sobre la gestión del tiempo.

Este es el título de un artículo que acabo de leer en la Harvard Business Review. Me ha parecido útil y me ha hecho pensar sobre este tema tan actual y frecuente: la falta de tiempo en el trabajo y la necesidad que tenemos de gestionarlo bien, de mantenernos a flote a pesar de las bandejas de entrada desbordadas, de la “reunionitis”, de las listas de tareas pendientes que no paran de crecer.

El artículo repasa cuatro creencias sobre la gestión del tiempo y argumenta que son falsas. Veamos cuáles son:

  • Es necesario gestionar tu tiempo. Falso.

“Gestión del tiempo” es una expresión inapropiada. No se trata de tiempo sino de productividad. Es como la diferencia entre hacer dieta y estar sano: puedes hacer todas las dietas del mundo pero eso no significa que estés sano. De la misma manera, puedes prestar mucha atención a cómo empleas el tiempo, gestionas el correo electrónico, dedicas tiempo a reuniones etc, pero eso no significa que seas más productivo.

Se trata más bien de gestionar la carga de trabajo. Muchas personas simplemente asumen más trabajo del que pueden sacar adelante. Es cierto que en muchas organizaciones es un mal endémico, pero siempre existe la posibilidad de decir no o de negociar. Tenemos más control sobre este aspecto del que queremos admitir.

  • Es cuestión de encontrar un buen sistema de organización. Falso.

Tener un sistema puede ser útil, pero se necesita algo más. Y además, lo que funciona para una persona, no funciona para otra. La clave está en probar continuamente distintas técnicas. Probarlas realmente. No tires por tierra una técnica después de probar una semana, sin más. Define métricas relevantes, dale al sistema tiempo para operar e involucra a otra persona que te pueda observar y dar feedback objetivo.

  • Necesitas dedicar tiempo para hacer los cambios. Parcialmente cierto.

Muchas veces, el mayor reto es encontrar tiempo para organizar el tiempo. Poner un buen sistema de organización en marcha requiere dedicación y tiempo, que es justo lo que no nos sobra. Pero muchas veces, no hace falta llegar a eso. Basta con hacer pequeños cambios y mantenerlos. Puede que solo consigamos liberar 20 o 30 minutos al día, pero por poco que sea, es suficiente para pensar y organizar aspectos de mayor calado.

  • Conseguir organizarte solo depende de ti. Parcialmente cierto.

La responsabilidad de ser productivo recae indudablemente en ti, así que más te vale asumirla. Sin embargo, no puedes hacerlo solo. La mayoría de las organizaciones tienen dinámicas que nos hacen muy difíciles ser productivos: las reuniones sin hora de salida, estrategias inciertas, procesos mal diseñados, emails innecesarios…

Si tu empresa es así, plantéate cambiar la cultura interna. Pregunta a tu alrededor cómo se puede ser más productivo, señala aquello que crees que erosiona la productividad.

Conocer la diferencia entre lo que realmente funciona y lo que no en el aumento de la productividad es el primer paso en la dirección correcta.

Sobre las reuniones

La extensión de las reuniones dependerá de la importancia de las cuestiones que en ella se traten. La clave reside en tomar decisiones, de forma que todos conozcan qué se debe hacer y por qué. Esto permite ahorrar tiempo posteriormente en llamadas, correos electrónicos y conversaciones sobre cuestiones que ya han quedado definidas. El secreto está en la concisión, no en la brevedad.

(Fuente: http://www.expansion.com/2014/08/26/emprendedores-empleo/desarrollo-de-carrera/1409074852.html)

Lista negra de tareas pendientes.

Todos tenemos una actividad en nuestra lista de tareas pendientes, la cual no deseamos realizarla, ya sea por miedo o por flojera.

Se cierne sobre nosotros todo el día o incluso toda la semana, pero nosotros sabemos que debemos realizarla.

He aquí un consejo fácil de ahorrarse el estrés, hacer la tarea más desagradable a primera hora del día, que se la primera actividad que realizará en la mañana o por lo menos realizarla entre la hora del café matutino y el almuerzo.

La mañana es el momento en el que nuestro cuerpo se encuentra (por lo general) más descansado y con un nivel más alto de energía. Por lo tanto es mejor programar las tareas o reuniones más difíciles en las horas matutinas, de ese modo su día va progresivamente más fácil al transcurrir las horas

Si realiza estas actividades en las primeras horas matutinas, vera que existirá  un cambio muy importante en su vida, incrementará su sentimiento motivacional para su jornada laboral, cuidará su salud física y mental, realizará todas las actividades propuestas para el día y lo más importante al terminar la jornada usted dormirá con un sentimiento de satisfacción y de haber realizado un trabajo bien hecho.

(Fuente: http://www.emprendices.co/5-cosas-que-la-gente-exitosa-hace-al-despertarse/)

La comunicación. No es posible el éxito empresarial a largo plazo con criterios de gestión de personal solo de corto plazo

Entre las funciones fundamentales de un directivo está, sin duda, la comunicación, tanto en las facetas de emisor como de receptor de información, y en la elaboración de esa información de manera que resulte relevante para la gestión.

Información con clientes, con proveedores, con medios de comunicación, con empleados y otros directivos, con otras organizaciones, … de manera que esta termina siendo una labor que determina en gran medida el éxito o no de la función directiva.

Es algo, pues, que ningún directivo debería menospreciar, y a lo que no siempre se da la importancia que merece. En un taller reciente del CírculoHablar en Público, ¿arte o técnica?” una de las conclusiones era que “lleva tres semanas preparar un discurso improvisado”,  , lo que seguramente solo es una forma de expresar que la improvisación solo tiene sentido en los temas importantes de la empresa tras una intensa preparación, que tiene que ver con el tema, la forma de abordarlo, los objetivos que se pretenden, … incluso el canal de comunicación adecuado.

Es verdad que no todos los canales tienen la misma utilidad para todos los temas ni para todos los colectivos, aunque tampoco se puede sobrevalorar el canal. Frecuentemente, los errores en la comunicación no tienen tanto que ver con el sistema utilizado como con la precipitación o la falta de preparación del emisor.

No podemos echar la culpa al correo electrónico de la precipitación del redactor ni del envío a destinatarios inadecuados. El correo electrónico es un canal que ha aportado una gran eficiencia a determinado tipo de comunicación. Los errores cometidos por precipitación o por envíos excesivos (en copia) “por si acaso” a personas que realmente no tienen nada que ver con el tema en cuestión, son solo achacables a la falta de reflexión o de análisis serio del emisor.

No suelen fallar, por tanto, los sistemas de comunicación, sino los comunicadores, que a menudo abusan de palabras técnicas poco entendibles para el receptor con la ¿finalidad? de impresionar al otro, sin percatarse de que lo único que consiguen es la desconexión y, por tanto, la ruptura de la comunicación y del posible negocio asociado.

Usar el mismo código que el interlocutor es, pues, imprescindible para que este pueda descodificar el mensaje correctamente y actuar en consecuencia. La comunicación empresarial no debería pretender nunca impresionar al otro, sino establecer un flujo adecuado de relaciones en las que los negocios se deslicen con facilidad.

Y además, recordando a Baltasar Gracián –escrito español del Siglo de Oro, en su obra Oráculo Manual y Arte de Prudencia, de 1647-, aquí es perfectamente aplicable aquello de que “lo bueno, si breve, dos veces bueno” (a lo que Gracián añadía “y aún lo malo, si poco, no tan malo”).

Mención especial en la comunicación merecen las reuniones, cuyas reglas son muy simples pero difícilmente se siguen en las empresas, lo que aporta ineficiencias injustificables y desvinculaciones de personas que podrían aportar mucho más al proyecto común que debe ser la empresa: definir perfectamente la agenda de la reunión, los objetivos y los asistentes (lugar, día, hora de inicio y de final, asistentes convocados, aportaciones que se espera de cada uno); comprobar previamente la adecuación de las condiciones de la sala al objetivo pretendido; enviar la documentación previa necesaria a  cada persona convocada para asegurar la mejor aportación de cada una; llegar a conclusiones y escribirlas para que todos los participantes tengan clara su aportación a la puesta en práctica de las soluciones adoptadas.

La Comunicación Cruzada

Vinculada a las prácticas más actuales de gestión empresarial -grupos de trabajo frente a trabajadores individuales-, surge otra forma de comunicación interna en la empresa con recursos facilitados por la compañía: La Comunicación Cruzada entre personas de diferentes unidades organizativas, del mismo (horizontal) o distinto nivel jerárquico.

Hablo de recursos facilitados por la compañía para identificar un tipo de comunicación promovido conscientemente por la empresa, puesto que la comunicación cruzada, las relaciones entre los integrantes de una compañía, se producen inevitable y afortunadamente, las promueva o no la empresa, a través de la comunicación informal, de la que me referiré en otro artículo.

Pero formal o informalmente, la comunicación cruzada se da en todo tipo de organizaciones empresariales o sociales, y en el caso de las empresas son una de las claves que explican el éxito o el fracaso en función del nivel y convicción de la  participación de los trabajadores de la compañía. Es a través de la comunicación cruzada donde mejor podemos ver el funcionamiento de los equipos de mejora, el grado de confianza mutua de los trabajadores entre si y con la dirección, la colaboración en el diseño, aproximación y consecución de los objetivos de la compañía (objetivos que deben definirse en términos de empleados, clientes, proveedores, procesos y entorno social, y no solo en términos de resultados económicos, que habitualmente son consecuencia del desarrollo correcto de los anteriores).

Ventajas de la Comunicación Cruzada:

Ya se ha apuntado la importancia global de la comunicación cruzada, que es consecuencia de la suma de las concreciones de los beneficios que esa interacción entre las personas de diferentes áreas y niveles de la empresa aportan al desarrollo de la compañía, entre las que reseñamos:

–          Mayor coordinación entre trabajadores, como consecuencia de la puesta en común de actividades y objetivos parciales de cada área, lo que permite una visión más amplia de la actividad por parte de todos los trabajadores intervinientes en un proceso determinado, y por tanto, además, de la posibilidad de mejorar ese proceso al eliminar redundancias, fases innecesarias, adaptación al cliente final, etc.

–          Clima laboral participativo, en confianza, haciendo realidad el concepto de colaboración para alcanzar las metas establecidas, “entre todos”, lo que, adicionalmente, tiene un efecto muy importante en la moral de los trabajadores, en su orgullo de pertenencia a su empresa, convirtiéndose en un foco de atracción para otros trabajadores.

–          Creatividad y motivación, básicamente ya comentadas y relacionadas con la aportación desde distintas áreas de la empresa para mejorar un producto, un proceso, o para definir una nueva línea de servicio, identificar un nuevo segmento de clientes objetivo, etc. Las sinergias que produce el trabajo en equipo consiguen que el resultado del trabajo conjunto sea superior a la simple suma de las aportaciones individuales lo que, adicionalmente, influye de manera muy positiva en la motivación de cada empleados y aumenta su compromiso con el equipo y con la empresa, en un clima de confianza.

Herramientas para la Comunicación Cruzada.

Sin ningún ánimo de ser exhaustivo, algunas herramientas útiles para facilitar la comunicación cruzada (o que necesitan la comunicación cruzada como vía de relación, que al final se produce una simbiosis entre herramienta y comunicación que las convierten en diferentes versiones de la misma cosa), son.

–          Círculos de Calidad, grupos de empleados –habitualmente entre 5 y 8- que en distintas dependencias o integrados en áreas diferentes, realizan tareas similares que intentan mejorar mediante el trabajo en estos grupos. Se basan en el concepto de que quien mejor conoce una tarea es aquel que la realiza y, por tanto, es el que está en mejores condiciones para mejorarla desde dentro. Se reúnen periódicamente para, con una metodología específica, abordar la mejora de las actividades de su puesto de trabajo.

Estos Círculos de Calidad son la base de la mejora continua en equipo en muchas organizaciones que tienen interiorizada la Calidad como elemento imprescindible en la gestión. Se suelen constituir de manera voluntaria, eligen entre los miembros los diferentes roles de los integrantes –animador, secretario, facilitador, …-, y suelen permanecer en el tiempo hasta que los propios integrantes deciden disolverse.

–          Equipos de proyecto. En este caso son equipos multidisciplinares que en principio no tienen intención de continuidad. Son designados por la empresa para resolver un problema concreto, y se disuelven cuando han terminado su trabajo. Tanto el número como las características de los miembros dependerán del problema a resolver.

–          Intranets y Portales del empleado. Son instrumentos que reúnen habitualmente características de los tres tipos de comunicación apuntados: descendente, ascendente y cruzada, y están asociados a la rápida irrupción y despliegue de las tecnologías asociadas a internet. En empresas medianas y grandes son imprescindibles tanto para asegurar que las órdenes, instrucciones, líneas de actuación, etc. lleguen a toda la plantilla con la rapidez, seguridad y homogeneidad necesaria (comunicación descendente), como para tener retroalimentación por la línea jerárquica, conocer expectativas y realidades de los clientes, proveedores y empleados (comunicación ascendente), o para facilitar la interacción entre los empleados que trabajan en equipos para resolver determinados problemas, lanzar productos, definir nuevas líneas de actividad, etc. (comunicación cruzada), sin necesidad de la presencia física de todos los participantes en un mismo lugar, con lo que, adicionalmente, tienen una importante aportación a la mejora de la eficiencia de la empresa.

Los foros, la información individual de cada empleado disponible  actualizable por la empresa y por el empleado, etc., son también elementos que forman parte de estos portales del empleado.

–          Reuniones periódicas de trabajo de la Oficina, departamento o de la empresa para diseño y distribución del plan de trabajo para el periodo (día, semana, mes, …), compartir mejores prácticas, o debatir/profundizar en  algún nuevo producto, proceso, acción propia o de nuestros competidores, etc., son temas idóneos para ser tratados en el grupo de trabajo con el objetivo de mejorar la prestación tanto individual como del equipo, facilitando el crecimiento conjunto a través de la colaboración leal.

–          …

Muchas de las herramientas existen en la empresa, pero están dispersas y algunas con un tratamiento puramente administrativo, lo que dificulta su aportación real al objetivo de motivación, implicación, creatividad y participación de toda la plantilla al proyecto común de la empresa.

Es necesario, pues, tener una visión y una gestión centralizada de todos los elementos y herramientas de Comunicación Interna, integrando su gestión en la actividad de la unidad, atendiendo tanto a los objetivos generales como a los específicos de cada una de las herramientas.

E inmediatamente comenzar a trabajar en la redefinición constante de contenidos y orientación de las herramientas vigentes.

Un tema muy importante para las empresas, tanto en su imagen externa como en la identificación de los empleados con la misma, o su capacidad para atraer nuevos candidatos es su Reputación (Miriam Aguado, gerente de peoplematters). En muchas ocasiones, es el reconocimiento externo el que impulsa el orgullo de pertenencia de los empleados de la empresa.

En la capacidad de captación de profesionales, así como en el nivel de motivación de los empleados actuales, es muy importante la imagen que la empresa tenga en el mercado y en el interior de la propia compañía, lo que exige no solo ser bueno, sino también parecerlo; es decir, contar con una estrategia de gestión de personas sólida y alineada con el negocio; conocer a los empleados y estar a la altura de sus necesidades y expectativas, también de manera segmentada; cuidar el estilo de dirección y la forma en que la cultura corporativa se despliega a través de la estructura; contar con la participación de todos, y medir constantemente “cómo lo estamos haciendo”.

Pero, además, de nada sirve contar con las mejores políticas si éstas no se conocen dentro y fuera de la organización.

Es fundamental, por tanto, la comunicación interna (a los empleados) y a la comunidad de negocios (foros y conferencias, presencia en medios, importancia de la captación de candidatos en la web corporativa, ferias de empleo, acuerdos con proveedores de candidatos, artículos especializados, programas sociales, etc.)

Finalmente, en cuanto a la comunicación interna, es importante no caer en el error de asumir que solo porque se ha puesto en marcha un programa en la empresa, sus empleados lo conocen y, sobre todo, lo valoran (la intranet corporativa, una campaña de publicidad interna, soportes publicitarios diversos, etc., ayudan a transmitir y reforzar lo que la empresa pone en marcha para sus empleados). El éxito está en la persistencia en el tiempo, en la transparencia y en la adaptación permanente del plan a las aportaciones y exigencias del entorno

Las reuniones.

Cinco puntos básicos
1.Agenda previa:
 hora, lugar y día. Avisar con anticipación para que los asistentes conozcan los temas relevantes que han provocado el encuentro.

2.Definir los objetivos: por qué se convoca la reunión, qué se espera conseguir y con qué acuerdos y responsabilidades saldrá cada participante.

3.Asistentes adecuados: que tomen decisiones, que alcancen acuerdos. Que generen cambios.

4.No se deben mezclar los temas estratégicos con la discusión de asuntos operativos del día a día.

5.Escribir lo acordado para evitar malentendidos y enviar el documento a cada participante.

(Fuente: http://www.expansion.com/2012/10/08/empleo/desarrollo-de-carrera/1349715628.html)

“10 Recetas para cocinar una buena reunión”

Recientemente participé en un “laboratorio” formativo en la Universidad de Alicante donde compartí con emprendedores, directivos y alumnos algunas recetas para mejorar la eficacia y la eficiencia de las reuniones.

Imaginemos por un momento cuantas reuniones se están celebrando a los largo y ancho del mundo en este momento. Pues bien resulta curioso que un acto tan cotidiano y universal lo tengamos un elevado número de personas, seguro que tú lector no, en la bandeja de asuntos mejorables. Y aquí es donde me atrevo a proponer algunas recetas que espero os resulten útiles, de vuestro gusto y que os aseguro me aplico a mí mismo:

1. Sé puntual. Si no comenzamos a preparar la receta en el momento justo mal comienzo. Seamos respetuosos con la hora de comienzo, de otro modo los asistentes en lugar de centrarse en el plato del día acabarán derivando en mil y un aperitivos y además te hará difícil reconducir hacia el objetivo principal cuando llegues.

2. Elige bien a los comensales. Que aporten y sean relevantes, pero sobre todo que sean compatibles en la misma mesa y les interese lo que se cocina.

3. Utiliza utensilios colaborativos. El correo electrónico impreso y servido por el/la secretari@ ya está superado, herramientas como google docs con google calendar son gratuitas y las podemos utilizar desde dispositivos móviles y cualquier ordenador, tanto la convocatoria, como el acta y los asistentes se controlan fácilmente.

4. Se un buen Jefe de Cocina. Reparte tiempos y tareas entre tu equipo, permite que todos participen y aporten su condimento especial. Estos condimentos personales siempre son más valiosas que las que recibimos impuestos por el jefe.

5. Tiempo de cocción. Un buen plato tiene su tiempo, ni más ni menos, si no lo apartas a tiempo del fuego se quemará. No permitas que tus reuniones no tengan fin, si algo es realmente importante y se quedan puntos por tratar o nuevos platos por preparar ciérrala para otro día.

6. Interrupciones. Hace ya más de 15 años que tenemos teléfonos móviles y seguimos sin saber utilizarlos, ¿es necesario estar consultando el correo o los mensajitos?, no digamos nada de los despistados en un rincón de la mesa mirando “otras cosas” en el ordenador. Tal vez estas personas no deberían estar allí, porque al final la comida fría no sienta bien. Eso sí no lo hagas tú, la dirección por el ejemplo funciona.

7. Reflexiona sobre los ingredientes. ¿tengo un objetivo claro?, ¿es necesario cocinar este plato o puedo hacer uno más sencillo?. Quien no ha tenido una idea genial y ha convocado alguna vez a todo su equipo para deslumbrarlos con un proyecto donde está todo por hacer… El directivo español es 90 % acción y 10 % reflexión tengámoslo en cuenta y trabajemos por equilibrar el cociente.

8. Recoged la mesa. No dejéis que los comensales se marchen sin asignarles tareas y tiempos de ejecución, antes de que se vayan y lo dejen todo sin recoger o se lo dejen sólo a uno o dos de ellos.

9. Que no se olviden del encuentro. El día a día es muy duro y todos acabamos teniendo dificultades para abordar proyectos y tareas. Para los encuentros gastronómicos reiterados en el tiempo recomiendo que siempre comiencen por resumir lo cocinado en la reunión anterior, repasando tiempos y tareas que cada miembro del equipo tenía asignado. En este tema hay una herramienta wunderlist que os puede resultar de gran utilidad.

10. Encuesta de calidad. Remitid una encuesta-resumen de la receta el día después de vuestra reunión para aseguraros que nadie se olvida de los compromisos adquiridos y del tiempo que dispone.

Acabo, por tanto, este curioso repaso de recetas de cocina recordando una frase de Goethe “No basta saber, se debe también aplicar. No es suficiente querer, se debe también hacer.” ¿os gusta cocinar? Pues practicando que es gerundio….

(También publicado en http://ceeielche.emprenemjunts.es/index.php?op=8&n=5170)

Los directivos pasan el 70% de su tiempo en reuniones

Los directivos de empresas pasan el 70% de su tiempo en reuniones, según estudios recogidos por la página web secretariaplus.com, que también ha señalado que de esas reuniones, el 50% “podrían evitarse o acortarse”.

La comunidad ‘online’ de los profesionales del secretariado ha indicado en un comunicado que lo “esencial” a la hora de planificar una reunión es preguntarse primero si es realmente imprescindible y, si se considera como tal, organizarla y definirla “con el fin de que dure sólo el tiempo necesario”.

“Lo primero que hay que tener en cuenta es el objetivo del encuentro y las personas que es necesario que asistan, por lo que es importante que los sujetos reclamados tengan claro los temas que van a tratar en la reunión”, ha destacado secretariaplus.com.

Además, la web ha señalado que es “recomendable” fijar el tiempo que durará el encuentro, “así todos los asistentes podrán planificar su agenda y no posponer otras cosas poniendo como excusa que no saben cuándo saldrán de la reunión”.

(EuropaPress- Lainformacion.com)