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La información es clave en los negocios

IMG_4546(Un resumen de la sesión sobre  “Control de negocio con Cuadros de Mando Financiero y Comercial o cómo el Business Intelligence puede ayudar a mejorar tu negocio” impartida por Juanma López, Ingeniero de Telecomunicaciones y consultor especialista en Business Intelligence en SISTEL, el 30.10.2014 en COITIA, en colaboración entre el Círculo, la Cátedra Prosegur de la UA y el Colegio Oficial de Grados e Ingenieros Técnicos Industriales de Alicante).

En un mundo global, interconectado en tiempo real, la gestión de la información es clave. Y aún lo es más en el mundo de los negocios.

Pero no cualquier información. Solo la información relevante para la decisión que se deba adoptar.

Identificar esa información relevante, gestionarla, controlarla y utilizarla correctamente es clave para obtener una ventaja competitiva.

Pero, ¿cuál es la realidad de la información que tratan las empresas?, cantidades inmanejables de datos de naturaleza diferente, guardados en sistemas y localizaciones diferentes (islas de almacenamiento de datos accesibles con dificultad o, al menos, no con la seguridad, rapidez y confianza que exige este entorno tan rápidamente cambiante para las empresas).

Lo que necesita un decisor es acceso rápido y sencillo a la información elaborada tras los datos, de manera que el responsable de tecnología de la información (IT) en la empresa debería crear, manejar y monitorizar las métricas fundamentales para facilitar la toma de decisiones … aportar valor a la empresa para mejorar su capacidad de competir.

En este punto adquiere todo su sentido una estrategia de Business Intelligence (BI), entendida como el conjunto de herramientas enfocadas a la administración y creación de conocimiento mediante el análisis de datos existentes en una organización, que tienen como característica común el proporcionar accesibilidad a la información, apoyo a la toma de decisiones y orientación al usuario final.IMG_4555

El proceso, según explicaba Juanma López, parte de la captura de datos por la empresa a través de cualquier sistema transaccional disponible (Excel, Access, SAP, Navision, Bases de datos externas, etc.), su integración mediante diferentes sistemas de gestión (CRM, etc.) para convertir los datos en información relevante, y su incorporación a un sistema de soporte a la decisión, que transforma la información en conocimiento, un recurso cada día más importante para la toma de decisiones empresariales.

Esta última capa de conocimiento es la que abordan los sistemas de Business Intelligence, que elaboran la información para la gestión con independencia del origen de los datos, identificando la información útil para el negocio y actualizándola de manera dinámica, almacenando los históricos para observar evolutivos y tendencias, comparando datos reales con previsiones. Naturalmente, tras un exhaustivo análisis previo de las necesidades de información para la gestión que tiene cada área de la empresa.

Y esto tanto para empresas individuales como para grupos empresariales, pudiendo llegar desde el pequeño detalle hasta la globalidad. Y monitorizando, a nivel agregado, las métricas fundamentales de la compañía desde cualquier sitio, en cualquier momento.

Útil tanto para decisiones estratégicas (las que se toman al más alto nivel de la compañía, con visión de medio y largo plazo), como tácticas (centradas en la planificación de proyectos y producción), u operativas (decisiones del día a día de la empresa).

La integración de estas métricas en un soporte integrado da lugar a lo que entendemos por el Cuadro de Mando de la empresa, que podemos definir como una herramienta de gestión, un sistema directivo –no solo un sistema de medida- que permite a la organización clarificar su visión y su estrategia y convertirlas en acción.

Provee retroalimentación tanto de los procesos de negocio internos como de los resultados externos con vistas a mejorarlos de forma continua. El cuadro de mando determina lo que es importante para la empresa y focaliza ahí la acción, con indicadores que permiten el seguimiento preciso de la evolución de las magnitudes más relevantes en las áreas analizadas.

IMG_4552En esta sociedad tecnológica y en continuo cambio, la información estática de una hoja de cálculo como informe final ya no es suficiente para seguir siendo ágil y adaptable a las necesidades del mercado actual. Un cuadro de mando correctamente implantado responde de manera personalizada a las necesidades de control de negocio que un directivo necesita y permite poder tomar la decisión óptima en cada momento, sin tener que emplear su tiempo en elaboración de datos.

Con prácticas de elaboración de cuadros de mando reales sobre bases de datos previamente definidas y constatación de sus utilidades para la gestión, así como una revisión de las alternativas que ofrece el mercado a las empresas, Juanma terminó una excelente exposición que generó un intenso debate con todos los asistentes y continuó después en el vino español con el que terminó la sesión.