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Entrevista a César Cuevas, experto en Lean Sigma

Entrevista al nuevo colaborador del Círculo César Cuevas, ingeniero industrial, MBA, investigador en la Universidad de Alicante y experto en temas de Lean Sigma, Productividad y Estrategia.

Las ventajas competitivas son más fácilmente construibles sobre los factores más difíciles de copiar en la empresa. Las personas son probablemente el más importante de esos factores difíciles de copiar, y también de ellas depende en gran medida la construcción de una empresa Lean Sigma.

¿Qué es el Lean Sigma?

– Simplificando podemos decir que es el mejor sistema creado hasta este momento para analizar las necesidades de nuestra organización, los procedimientos formales e informales con los que nos organizamos, y una vez analizados, mejorarlos continuamente.

Este análisis se realiza en cuatro bloques: El trabajo de las personas en cuanto a su contenido, secuencia, tiempos y resultados esperados. La relación cliente-suministrador, tanto interno como externo. Los canales de información y de materiales, y el último, la mejora continua de los anteriores.

Para todo ello se dispone de una serie de herramientas a utilizar según la situación y los objetivos.

El resultado es que se reducen los costes, se aumenta la calidad y se realizan los procesos más rápidamente.

Las palabras claves serían objetivos, estandarización, actividades que no añaden valor (lo que llamamos los desperdicios o “muda”), y por supuesto, involucración de todas las personas.

– ¿Puede mencionar alguna de las herramientas más utilizadas?

– Por mencionar alguna, Kaizen para mejorar un proceso, Value Stream Mapping para la el flujo de información y materiales,  Kanban para controlar los inventarios y establecer la comunicación entre los clientes-suministradores internos, SMED para un cambio de utillaje, Poka Yoke para evitar errores, Resolución de Problemas para eso mismo, Takt Time para conectar el cliente final con producción, Heijunka para nivelar la carga de trabajo, Células en U para reducir traslados, 5S para organizar los puestos de trabajo y ser más eficaces.

¿Dónde surgió el Lean Sigma?

– El Lean surgió en Toyota (Japón) después de la Segunda Guerra Mundial y desde entonces es, sin lugar a dudas, el modelo de gestión más analizado y copiado. Toyota es una empresa abierta que recibe miles de visitas todos los años y sobre la que se han escrito miles y miles de libros.

El Six Sigma nació en Motorola en 1985 para mejorar la calidad de sus productos, y posteriormente se mejoró y popularizó en General Electric.

El Lean era el mejor modelo de gestión pero quizás estaba demasiado enfocado a mejorar sus procesos internos. El Six Sigma lo complementó con su enfoque al cliente, la importancia de la toma de datos y del rigor estadístico, y la metodología de proyectos DMAIC (Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar)

¿Cómo empezaría la implantación del Lean en una empresa?

– Dependería de varios factores como la situación de partida, las necesidades, el tamaño de la empresa y la predisposición de sus personas. Pero en general, a nivel de dirección revisaría el plan estratégico y elaboraría un plan de implementación. A nivel operativo recomendaría empezar por las 5S en un área seleccionada de la organización.

Las 5S es una herramienta sencilla que obtiene resultados en muy poco tiempo y va preparando la organización para que acepte los siguientes cambios sin grandes oposiciones. Consiste en cinco pasos sencillos: Clasificar, establecer un Orden, Limpiar y suprimir las fuentes de desorden, Estandarizar y establecer una Disciplina.

El siguiente paso podría ser continuar con un Kaizen y, simultáneamente, replicar las 5S en otra área de la organización.

Con el Kaizen se obtienen dos resultados importantes: motivación y resultados. El grupo de personas que lo componen sienten que están aprendiendo, que trabajan en equipo y que están aportando valor con sus conocimientos y experiencia. Por el otro lado, la empresa empieza a obtener resultados económicos cuantificados.

– Aunque sabemos que no se puede generalizar, ¿cuánto se tardaría en obtener esos resultados económicos con un Kaizen?

– Por dar una estimación de tiempos para un proyecto normal de mejora: si partimos de que se conoce la situación inicial, se han establecido los objetivos y los recursos con los que se va a contar, las etapas y tiempos podrían ser: Análisis de la situación inicial y toma de datos: 1 semana. Tres ciclos de generación de mejoras y verificación de las mismas: 3 semanas. Estandarización de las mejoras y alertas para que no se vuelva a la situación anterior: 1 semana. Presentación de resultados por parte del grupo: 1 semana.

Respondiendo a su pregunta, a las 6 semanas el departamento financiero nos podría informar sobre los resultados que se han obtenido.

Un Kaizen enfocado suele durar entre tres y cinco días.

Mi experiencia me indica que si un equipo no ha terminado su proyecto de mejora a los tres meses, es preferible cerrarlo, y en caso necesario, formar uno nuevo.

– ¿Se pueden estimar los beneficios esperados de esta forma de trabajar?

– Realmente es una carrera a largo plazo con el objetivo de mejorar la competitividad de la empresa.

Lógicamente los beneficios que se obtienen van a dependen de varios factores, pero por dar un indicador general, si pasado un año no se están obteniendo unas reducciones del 10% de los costes totales habría que analizar si algo no se está haciendo suficientemente bien.

Dirigir también es comunicar.

(Presentación del Taller Hablar en Público desarrollado el 13.06 en COITIA, por el Presidente del Círculo de Economía de la Provincia de Alicante).

La comunicación es fundamental para el desarrollo de la sociedad y, naturalmente, es imprescindible para que la empresa pueda llevar a cabo las funciones que le permitirán alcanzar sus objetivos.

En la empresa todo es comunicación: investigación, debate, contraste, acuerdos, órdenes, instrucciones, objetivos, relación con clientes, proveedores, empleados, administraciones, grupos sociales, … comunicación en todos los sentidos, ascendente, descendente, con el equipo, con el exterior, …, y muy especialmente en la función directiva, hasta el punto que constituye la parte más importante de nuestra actividad en la empresa.

Tener, por tanto, seguridad en nuestras exposiciones públicas ante auditorios diferentes es fundamental para el desarrollo correcto de nuestra función y para el éxito de nuestra empresa.

Y esa seguridad se consigue con confianza, con formación, con práctica, con trabajo, con empatía.

Tenemos que saber pero, sobre todo en este tema, tenemos que saber hacer. No solo necesitamos el marco teórico que nos permita abordar nuestras intervenciones en público desde una posición, sino que debemos adquirir las técnicas que nos faciliten abordar esas comunicaciones con seguridad, que nos permitan ponernos en el lugar del interlocutor y transmitirle aquello que queremos sobre la tarea, la empresa, el puesto, etc.

En el Círculo de Economía de la Provincia de Alicante estamos convencidos de esta idea: más importante incluso que saber, es saber hacer, y en esta línea hemos organizado el taller que aborda este tema prioritario en la función directiva: Hablar en público.

La función del directivo a partir de determinados niveles, como decía, tiene una parte fundamental de comunicación: con sus empleados, con sus jefes, con todos los grupos de interés en la empresa, con especial relevancia en tres colectivos: empleados, clientes y medios de comunicación.

Usamos la comunicación para diseñar y difundir estrategias, objetivos, planes y tácticas que nos permitan avanzar en la dirección correcta; para dirigir, orientar, motivar a los empleados; organizar los recursos de la empresa de la manera más adecuada posible; para relacionarnos con personas y colectivos ajenos a la empresa; … para hablar con los medios de comunicación; para fijar sólidamente la imagen de la empresa.

Y necesitamos hacerlo con profesionalidad.

La identificación de los puntos críticos de la presentación, la preparación, los apoyos, el lenguaje verbal y el no verbal, la conclusión, el control, … son elementos que el directivo no puede descuidar en ningún caso. Es un tema para el que unas personas tienen mayores facilidades previas que otras, pero que sin duda se puede trabajar y mejorar considerablemente, elevando la eficacia directiva de los que tenemos esa labor en las compañías.

Para contribuir a mejorar esta faceta de nuestra función, hemos convocado el Taller “Hablar en Público”, con los psicólogos Laura F. Asensi y Miguel Díez, profesores de la UA y codirectores de Psicojurix.

Evidentemente, en una tarde no pretendemos cambiar radicalmente nuestra forma de comunicar, pero si al menos identificar líneas de acción que nos permitan evolucionar y mejorar progresivamente nuestra capacidad de comunicar.

Gracias Laura y Miguel por ayudarnos en esta labor tan importante y no siempre suficientemente reconocida de la función directiva.