El Plan de Comunicación en la Empresa

Lo más motivador que se puede hacer

por otra persona es escucharla.

Roy Moody, presidente de Roy Moody & Associates.

 

La comunicación es la herramienta más importante y potente que tenemos los humanos.  Se trata sobre todo de un proceso de intercambio.  La capacidad de comunicarnos nos va a permitir no solo hablar, sino que además podremos disertar, convencer, corregir, motivar, etc.

La información es el contenido de la comunicación y es la base de las decisiones, por ese motivo las organizaciones tienen la necesidad de tener la información disponible para poder tomar las decisiones adecuadas.

Es muy importante conocer las opiniones de todos los actores que entran en contacto con las organizaciones: trabajadores, clientes, proveedores, colaboradores, instituciones, etc.  Por ese motivo se hace necesario fomentar la comunicación interna, generando el ambiente apropiado para ello, y estableciendo un Plan de Comunicación, tanto interno como externo.

Dentro del Plan de Comunicación, deberemos incluir los siguientes aspectos:

  • Establecer mecanismos y flujos de comunicación (ascendente, descendente y horizontal).
  • Diseñar sistemas que permitan mejorar los flujos de información, tanto interna como externa.
  • Crear procedimientos de coordinación que aseguren la correcta y fluida transmisión de instrucciones y acciones dentro de la organización.
  • Diseñar un sistema de comunicación interna.
  • Diseñar un sistema de comunicación externa.

La comunicación interna también se convierte en una herramienta de gestión, pues nos puede servir para la mejora de la eficiencia, como transmisor de la cultura organizativa, como herramienta de resolución de conflictos, y como elemento integrante de la estrategia de calidad organizativa.

Además, todas las organizaciones tienen normas implícitas o explícitas para comunicarse, y están íntimamente conectadas con la Política de Organización.

Pero el uso de la comunicación interna es más efectivo precisamente como gestión de las relaciones laborales a través de sus herramientas.

Las herramientas de la comunicación descendente serán:

  • La Revista, Periódico o Video interno.
  • El Balance Social.
  • El Manual de Bienvenida.
  • El Plan de Formación.
  • El Manual de Funciones.
  • Las Cartas, Memorandos y Circulares.
  • El correo electrónico.
  • Mensajes a móviles y agendas electrónicas.
  • Los Tablones de Anuncios.
  • Líneas telefónicas.
  • Megafonía.

Las herramientas de la comunicación ascendente serán:

  • La Entrevista.
  • Las Encuestas.
  • Los Programas de Sugerencias.
  • La Encuesta de Clima Laboral.

Las herramientas de la comunicación horizontal o transversal serán:

  • Las Reuniones.
  • Las Convenciones.
  • Los Grupos de Empresa.
  • Cambio de puesto de trabajo o movilidad.
  • Las Redes Internas (Intranets).
  • Actividades sociales para la familia.
  • Concursos y Premios.
  • Jubilación o Salida de la organización.

Tener una buena comunicación interna supone para una organización lo siguiente:

  1. Poder orientar hacia los objetivos estratégicos a toda la organización.
  2. Tener la capacidad de mejorar el funcionamiento de todas las áreas de la organización.
  3. Poder prevenir y atajar los conflictos de forma clara y no traumática.
  4. Aplicar las herramientas según las necesidades ponderando su uso.
  5. Adaptar estas herramientas a las características de la organización.
  6. Poder asignar recursos para la implantación y mejora de la comunicación, para conseguir el éxito estratégico.

Debemos tener en cuenta los Axiomas de la Comunicación Interpersonal:

  1. Un individuo u organización no puede no comunicar.  No existe la no comunicación.
  2. Toda comunicación tiene un contenido y un aspecto relacional denominado “metacomunicación”.  Además del contenido se están comunicando simultáneamente actitudes, formas, modos de expresión y comunicación no verbal.
  3. Las unidades o sintagmas de la comunicación no son una suma de elementos aislados.  El orden y la secuencia de las unidades comunicativas son importantes a la hora de fijar el contexto y el resultado de la propia comunicación.
  4. Los seres humanos se pueden comunicar de forma analógica y digital.  La forma analógica sería el propio lenguaje, son arbitrarios, no tienen relación intrínseca con el signo, son discretos (no continuos), activos o inactivos, y existen grados de intensidad o duración.  Los digitales no son arbitrarios, por ejemplo una fotografía, y tiene relación intrínseca con el significado al que representa.
  5. Las intervenciones pueden ser simétricas o complementarias.  Las simétricas suponen un mismo nivel de comunicación entre los agentes, y las complementarias supondrán un nivel diferente.

Además, también hemos de tener en cuenta la protección que hemos de dar a la información.  Por ello clasificaremos la información como Restringida, Privada o General, en función del nivel de riesgo de la misma y de los colectivos a los que vaya dirigida.

  1. Restringida:
  • Planes de marketing o ventas.
  • Lista de clientes.
  • Nóminas de directivos.
  • Ordenes del día de reuniones.
  • Información de facturación y fabricación.
  • Proyectos de innovación, investigación y desarrollo.
  1. Privada:
  • Políticas de compensación.
  • Análisis médicos del personal.
  • Planes de desarrollo individual.
  • Información referida al personal de la organización.
  1. General:
  • El resto de información.

El Plan de Comunicación en la empresa se hace imprescindible para cualquier empresa, grande o pequeña.  La supervivencia de las empresas depende de ello, pues colaborará en la motivación de los trabajadores y en la eficiencia de sus recursos.

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