Lleva tres semanas preparar un discurso improvisado

Esta frase de Mark Twain resume bien uno de los aspectos cruciales de una buena comunicación: la preparación, a la que hay que añadir la asertividad, la confianza, la práctica …; aspectos tratados en el taller  “Hablar en Público, ¿arte o técnica?”, dirigido por los psicólogos Laura F. Asensi y Miguel Díez, profesores de la UA y codirectores de Psicojurix, que hemos desarrollado con el apoyo del COITIA y la Cátedra Prosegur de la UA, el 13.06.2013.

La del directivo es una función que tiene mucho que ver con la comunicación, por lo que tener seguridad en nuestras exposiciones públicas ante auditorios y en contextos diferentes es muy importante para el desarrollo correcto de nuestra función y para el éxito de la empresa.

El contexto en el que se desarrolla la comunicación empresarial, los públicos a los que se dirige, elementos a considerar en el proceso de comunicación, así como algunas pautas necesarias para mejorar nuestras habilidades en esta función, han constituido el eje de la sesión, con una excelente valoración por parte de los asistentes.

Y sin que pretendamos trasladar en estas líneas el contenido del taller, lo que sería una pretensión imposible porque –tal como apuntaban los directores de la sesión tomando una frase de Confucio- “me lo contaron y lo olvidé; lo vi y lo entendí; lo hice y lo aprendí”, el taller pretende incidir más en el saber hacer que en el saber, lo que se transmite solo desde la vivencia directa de las situaciones propuestas; este resumen solo quiere mostrar las líneas básicas tratadas en la sesión, partiendo de un concepto básico: es cierto que algunas personas tienen determinadas capacidades innatas que facilitan su habilidad para comunicar, pero ésta en una capacidad que se puede adquirir y perfeccionar.

Los buenos comunicadores basan su éxito fundamentalmente en mucha preparación y mucha práctica, y entienden la comunicación como una oportunidad para reforzar su liderazgo y, en el ámbito empresarial, el de la empresa a la que representan, en tanto que se convierte en una oportunidad para informar y transmitir ideas, conocimientos, cultura, imagen de empresa, adecuación del producto, …; para mover a la acción a otras personas; para coordinar; para mejorar el impacto social de la organización; … para mejorar, en definitiva, la capacidad de competir de la empresa.

Comunicación que es de aplicación en prácticamente todos los ámbitos de la dirección: en la comunicación interna global; en la negociación; en conferencias/presentaciones ante públicos internos/externos de la empresa; en reuniones; ante los medios de comunicación; … y aunque cada medio tiene sus códigos particulares, las bases del éxito de la comunicación, como hemos apuntado, dependen en gran medida de la preparación, del conocimiento del entorno y del auditorio, de la capacidad de entender lo que interesa al interlocutor, de la confianza del ponente en sí mismo, en su empresa y en el tema a tratar; …

La buena preparación, por tanto, es la base del éxito de la comunicación, y para ello, decían Laura y Miguel,

–          Controla la información (qué vas a decir, qué puntos son fundamentales, qué datos avalan el contenido, …)

–          Conoce el lugar (llega temprano y comprueba infraestructura y medios)

–          Conoce a tu auditorio (perfil de los asistentes, qué les interesa, qué preguntas pueden hacer, … Incluso, si puedes, recíbelos)

–          Organiza la información de forma lógica (es imprescindible un guión en tanto que tranquiliza al ponente y asegura explicar lo previsto)

Además es necesario conocer los problemas más frecuentes, relacionados con la ansiedad, el miedo, la inseguridad, la falta de asertividad, el manejo de preguntas complicadas, .. y las técnicas adecuadas para combatir esos problemas, algunas de las cuales se practicaron durante la sesión, como técnicas de relajación (la utilidad de la respiración diafragmática se mostró como una técnica fácil, rápida y discreta para momentos de especial tensión), el diálogo interno (sentimos lo que pensamos, por lo que focalizarnos en pensamientos positivos apoya su consecución –cumplimiento de la autoprofecía positiva-), la búsqueda de un “ángel” (un apoyo entre la audiencia, especialmente interesado en el tema), … y sobre todo, practicar, practicar, practicar … y revisar, prestando gran atención a la comunicación no verbal, que es el 93% de la comunicación que emitimos (comportamiento –expresión facial, sonrisa, mirada, postura-; lenguaje –tono, timbre, silencios “sin rellenar”, volumen), con autenticidad, con entusiasmo.

Finalmente, el taller planteó, desarrolló y contrastó con todos los participantes algunas estrategias útiles para la excelencia en la comunicación. Estrategias relacionadas con la persuasión, argumentación, sencillez, repetición (reforzar la idea principal desde diferentes perspectivas), amenidad, emoción, estilo, uso de frases y citas o el storytelling (contar historias originales, muchas veces personales, con valores, … que refuercen el mensaje a transmitir o que sean el vehículo mismo para transmisión del mensaje) para comunicar de manera efectiva y generar empatía en la audiencia.

Y como conclusión, “la única habilidad competitiva a largo plazo es la habilidad para aprender” (Seymour Papert), y es una habilidad que en el caso de la Comunicación interpersonal se puede y se debe aprender y perfeccionar.

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